Mediachase Instant Business Network — мощная система управления проектами

03.02.08

В России обсуждение удаленной работы зачастую заканчивается выводомо ее приемлемости лишь для фрилансеров и людей с ограниченнымивозможностями. Распространенной причиной для отказа от «удалёнки»является боязнь потери контроля — как знать, что сотрудник именноработает, а не валяется на диване, что из-за его лени илинеорганизованности не будут сорваны сроки и т.п.?На Западе первые публикации об удаленной работе появились почти 25лет назад. Например, в далеком 1984 году журнал Time рассказывал про55-летнюю Лорейн Бернштайн (Lorraine Bernstein), которая с помощьюкомпьютера и телефона управляет 12 сотрудниками, работающими в двухофисах.Сейчас молодые компании зачастую не используют даже офисы. ВAutomattic (поддерживает блогерский сервис Wordpress.com, сервис борьбысо спамом Akismet, сервис аватаров Gravatar, разрабатывает движок дляблога Wordpress и движок для форумов bbPress) работает два десяткачеловек, проживающих в США, Германии, Великобритании, Австралии. И приэтом у них нет офиса.В случае удаленной работы, когда сотрудники территориальноразобщены, на первый план выходит управление проектами — надо знать,кто за что отвечает и каких успехов достиг, нужно иметь возможностьбыстро узнать, не будет ли срывов по срокам. Сегодня рассмотрим Instant Business Network (IBN) — мощный инструмент управления проектами и организации совместной работы.Instant Business Network — продукт российско-американской компанииMediachase. Приложение доступно как сервис подписки, так и в видесерверной версии, когда установкой и обслуживанием занимаютсяспециалисты вашей компании.

Для ознакомления с возможностями IBN можно либо скачать 30-дневнуюдемонстрационную версию, либо воспользоваться веб-версией, не требующейрегистрации.В IBN действует гибкая система разграничения уровней доступа. Всепользователи делятся на три группы: «внутренние пользователи»(сотрудники компании — администраторы, руководители, менеджерыпроектов, исполнители и т.п.), «внешние пользователи» (имеют доступлишь к отдельным страницам IBN-портала) и «партнеры» (не являютсясотрудниками, состоят в отдельных партнерских группах). Сотрудники компании могут объединяться в пользовательские группы.Скажем, если часть сотрудников работает над общим проектом, то разумнообъединить их в одну группу. В основу деления по группам разработчикирекомендуют закладывать организационный принцип — для каждогоотдела/департамента компании своя группа в IBN.

ИнтерфейсIBN напоминает MS Outlook, что будет привычно офисным работникам. Послеавторизации вы увидите календарь с запланированными событиями, активныезадачи и поручения (с указанием исполнителей, сроков), а также списокинцидентов (неожиданно возникших проблем). Вид страницы «Моя работа»можно настраивать, добавляя и удаляя блоки.

Для каждого проекта предусмотрены листы учета времени. В Центреуправления вы можете контролировать занятость исполнителей вмероприятиях, инцидентах, поручениях и т.п.В IBN предусмотрена система документооборота. Вы можете загружатьдокументы, «прикреплять» их к конкретным проектам, указывать приоритет,планируемые трудозатраты. Понятно, что для каждого документа можноразграничивать доступ. Отметим также наличие контроля версий (можноделать «откаты» к прежней редакции) и интеграцию с офисным пакетом отMicrosoft.IBN интегрируется с MS Project. Это позволяет менеджеру планироватьпроект в MSP, утверждать его, затем загружать в IBN и настроитьсовместную работу уже там. Между IBN и MSP достигнута практическиполная интеграция — вплоть до синхронизации проекта.Частью IBN является система управления контактами. Вы можетепросматривать данные (проекты, документы и поручения) по клиентам —отдельным контактам и организациям. Благодаря наличию собственногосредства обмена мгновенными сообщениями, IBN client, вы будете в курсесобытий. Кроме того, в пакет инструментов IBN Client Tools входитпрограмма для создания скриншотов и записи видео с экрана.В заключении отметим наличие в IBN системы обработки сообщений HelpDesk. Пользователи могут фильтровать письма по заданным правилам. Всесообщения попадают либо в pending, либо в «папку инцидентов». Отвечатьна «инциденты», закрывать их можно как через веб-интерфейс, так и спомощью привычного почтового клиента (есть подключаемые модули для MSOutlook и Thunderbird).Резюмирую. Чрезвычайно мощная система управления проектами. Это, разумеется, не выбор фрилансеров — разработка предназначена средним и крупным предприятиям. С помощью Mediachase IBN компании, имеющие филиалы в различных регионах России и за пределами страны, могут повысить эффективность работы.Автор: Владимир Яшников