 |
Пять принципов работы с виртуальными командами
14.04.06
Вам только что стало ясно, что первая очная встреча по проекту в силу непреодолимых обстоятельств потребует слишком больших транспортных расходов, поэтому ее проще отменить. Тем не менее проект важен как никогда. Участники команды – в офисах, разбросанных по всей стране. Они ни разу не встречались, не видели и не слышали друг друга, но они должны работать сообща. Ваша задача – сплотить их. Даже менеджеры, преуспевшие в командообразовании в реальной обстановке, могут впасть в отчаяние от задачи создания виртуальной команды. Тем временем необходимость в умении создавать сильную динамичную команду из людей, которые никогда не видели друг друга, быстро растет. А помогут вам в этом пять главных неотъемлемых компонентов.
Communicate – Общайтесь
Общение – основа основ менеджмента, и вы, наверное, считаете, что уж с этим-то у вас все в порядке. Вы знаете, что должны включить пункт «создание команды» в план работы над проектом. Вы знаете, что вам нужно вовремя давать обратную связь и быстро сообщать об изменениях. Но каким бы ни был ваш привычный уровень общения, его нужно удвоить в работе с виртуальной командой.
Важнейшие характеристики такого общения – ясность, интенсивность и способность к реагированию. Эксперты скажут вам, что 65-95 % общения в любом случае происходит на невербальном уровне. Однако для участников виртуальной команды зачастую ваши слова – все или почти все, на что они могут опираться. И вовсе не факт, что они способны улавливать невербальный подтекст, который составляет значительную часть ваших сообщений. Поэтому удостоверьтесь, что ваши слова ясны, и чаще передавайте их. Из-за того, что члены вашей команды изолированы друг от друга, они не могут получать информацию более неформальными способами, поэтому для виртуальных команд необходимы регулярные совещания посредством conference call или иных технологий.
Совещайтесь еженедельно, даже если у вас нет особых новостей. Размещайте план совещания в электронном виде там, где его может увидеть вся команда, и побуждайте ее вносить в него свои предложения. И наконец, в первую очередь отвечайте на письма и звонки участников вашей виртуальной команды, ведь они не могут зайти к вам в кабинет или поймать вас в коридоре, чтобы получить ответ на небольшой вопрос.
Chat – Болтайте
Это – не то же самое, что общение. Общение – по делу. Болтовня – это личное. Если вы не считаете, что личностное общение – часть вашей деловой жизни, то спросите себя, обедали ли вы когда-нибудь с коллегой и интересовались ли тем, как поживает кто-то, с кем вы встретились у кулера, и рассматривали ли фотографии на чьем-то столе. И хотя для хорошей совместной работы участники вашей команды не обязательно должны быть «родственными душами», определенный уровень личностного общения необходим для сплочения команды.
Виртуальные команды не обедают вместе. У них нет общих кулеров с водой. Они не видят столы друг друга. Вряд ли болтовня может возникнуть сама по себе, поэтому вам нужно обеспечить для нее соответствующую обстановку. Устройте виртуальную вечеринку: закажите в каждом из городов пиццу на одно и то же время и соберитесь вместе на чат или conference call, чтобы поговорить. Количество творческих способов дать команде повод поболтать – огромно, но для этого нужно ваше сознательное усилие.
Change it up – Совершенствуйте
При разнообразии технологий у нас под рукой есть все для создания виртуальной команды. И в вашем распоряжении не только телефон и электронная почта. Системы обмена короткими сообщениями, программы для совместной работы, доски объявлений или форумы для вашей группы, чаты – все это помогает встречаться и работать вместе. Многие из этих инструментов можно достать бесплатно или за небольшие деньги. Узнайте, какие именно из них есть, и используйте их все. Попробуйте разные методы общения и поймите, какие из них лучше подходят каждому из членов команды.
Некоторые люди любят электронную почту, другие предпочитают телефон. И, наконец, не забывайте использовать каждую из технологий наиболее целесообразно. Если одно письмо было перенаправлено нескольким людям, и на него много раз отвечали разные люди, лучше обсудить тему письма с помощью conference call или в чате.
Cut out – Отдаляйтесь
При создании виртуальной команды чаще всего забывают предоставить команде безопасное место для взаимодействия и общения без участия менеджера. Это может быть обычный conference call, доска объявлений или чат, но в любом случае вашей команде нужна «комната для персонала», в которую вы не можете войти. Ваши реальные команды могут использовать возможность быть вместе для обсуждения проблем без вас, и так они вполне могут выдвинуть идеи, которые постеснялись бы высказать и обговорить в вашем присутствии. Вашей виртуальной команде нужна такая же возможность. Некоторые менеджеры чувствуют себя неуютно, создавая место, куда они не могут попасть, но если вы игнорируете эту необходимость, вы не только исключаете возможность более свободного обмена идеями, но и рискуете привязать всю команду к себе, а не друг к другу.
Celebrate – Празднуйте
Если вы не можете сходить всей командой в ресторан или просто на ходу поблагодарить их за хорошую работу, то это не значит, что все, что вам известно о наградах и признании, неприменимо в данном случае. Достижения должны отмечаться и праздноваться всей командой по мере возможности и необходимости. И для этого есть сотни способов. Найдите время на составление регулярной подборки новостей и рассылайте ее по электронной почте или размещайте на сайте. Не забудьте включить туда раздел похвал. Создайте систему наград «от сотрудника к сотруднику».
Посылайте виртуальные открытки или подарочные сертификаты любого из множества специализированных сайтов. Отправьте каждому по банке варенья, когда достигнете важной вехи. Не важно как именно, но отмечайте успехи.Принципы управления виртуальными командами не очень отличаются от принципов грамотного управления кем и чем угодно еще. Добавьте еще две «Си» к упомянутым пяти: consistent (последовательно) и conscious (сознательно). Задействуйте все 5 компонентов именно так, и все пойдет как по маслу.
Communicate – Общайтесь
Общение – основа основ менеджмента, и вы, наверное, считаете, что уж с этим-то у вас все в порядке. Вы знаете, что должны включить пункт «создание команды» в план работы над проектом. Вы знаете, что вам нужно вовремя давать обратную связь и быстро сообщать об изменениях. Но каким бы ни был ваш привычный уровень общения, его нужно удвоить в работе с виртуальной командой.
Важнейшие характеристики такого общения – ясность, интенсивность и способность к реагированию. Эксперты скажут вам, что 65-95 % общения в любом случае происходит на невербальном уровне. Однако для участников виртуальной команды зачастую ваши слова – все или почти все, на что они могут опираться. И вовсе не факт, что они способны улавливать невербальный подтекст, который составляет значительную часть ваших сообщений. Поэтому удостоверьтесь, что ваши слова ясны, и чаще передавайте их. Из-за того, что члены вашей команды изолированы друг от друга, они не могут получать информацию более неформальными способами, поэтому для виртуальных команд необходимы регулярные совещания посредством conference call или иных технологий.
Совещайтесь еженедельно, даже если у вас нет особых новостей. Размещайте план совещания в электронном виде там, где его может увидеть вся команда, и побуждайте ее вносить в него свои предложения. И наконец, в первую очередь отвечайте на письма и звонки участников вашей виртуальной команды, ведь они не могут зайти к вам в кабинет или поймать вас в коридоре, чтобы получить ответ на небольшой вопрос.
Chat – Болтайте
Это – не то же самое, что общение. Общение – по делу. Болтовня – это личное. Если вы не считаете, что личностное общение – часть вашей деловой жизни, то спросите себя, обедали ли вы когда-нибудь с коллегой и интересовались ли тем, как поживает кто-то, с кем вы встретились у кулера, и рассматривали ли фотографии на чьем-то столе. И хотя для хорошей совместной работы участники вашей команды не обязательно должны быть «родственными душами», определенный уровень личностного общения необходим для сплочения команды.
Виртуальные команды не обедают вместе. У них нет общих кулеров с водой. Они не видят столы друг друга. Вряд ли болтовня может возникнуть сама по себе, поэтому вам нужно обеспечить для нее соответствующую обстановку. Устройте виртуальную вечеринку: закажите в каждом из городов пиццу на одно и то же время и соберитесь вместе на чат или conference call, чтобы поговорить. Количество творческих способов дать команде повод поболтать – огромно, но для этого нужно ваше сознательное усилие.
Change it up – Совершенствуйте
При разнообразии технологий у нас под рукой есть все для создания виртуальной команды. И в вашем распоряжении не только телефон и электронная почта. Системы обмена короткими сообщениями, программы для совместной работы, доски объявлений или форумы для вашей группы, чаты – все это помогает встречаться и работать вместе. Многие из этих инструментов можно достать бесплатно или за небольшие деньги. Узнайте, какие именно из них есть, и используйте их все. Попробуйте разные методы общения и поймите, какие из них лучше подходят каждому из членов команды.
Некоторые люди любят электронную почту, другие предпочитают телефон. И, наконец, не забывайте использовать каждую из технологий наиболее целесообразно. Если одно письмо было перенаправлено нескольким людям, и на него много раз отвечали разные люди, лучше обсудить тему письма с помощью conference call или в чате.
Cut out – Отдаляйтесь
При создании виртуальной команды чаще всего забывают предоставить команде безопасное место для взаимодействия и общения без участия менеджера. Это может быть обычный conference call, доска объявлений или чат, но в любом случае вашей команде нужна «комната для персонала», в которую вы не можете войти. Ваши реальные команды могут использовать возможность быть вместе для обсуждения проблем без вас, и так они вполне могут выдвинуть идеи, которые постеснялись бы высказать и обговорить в вашем присутствии. Вашей виртуальной команде нужна такая же возможность. Некоторые менеджеры чувствуют себя неуютно, создавая место, куда они не могут попасть, но если вы игнорируете эту необходимость, вы не только исключаете возможность более свободного обмена идеями, но и рискуете привязать всю команду к себе, а не друг к другу.
Celebrate – Празднуйте
Если вы не можете сходить всей командой в ресторан или просто на ходу поблагодарить их за хорошую работу, то это не значит, что все, что вам известно о наградах и признании, неприменимо в данном случае. Достижения должны отмечаться и праздноваться всей командой по мере возможности и необходимости. И для этого есть сотни способов. Найдите время на составление регулярной подборки новостей и рассылайте ее по электронной почте или размещайте на сайте. Не забудьте включить туда раздел похвал. Создайте систему наград «от сотрудника к сотруднику».
Посылайте виртуальные открытки или подарочные сертификаты любого из множества специализированных сайтов. Отправьте каждому по банке варенья, когда достигнете важной вехи. Не важно как именно, но отмечайте успехи.Принципы управления виртуальными командами не очень отличаются от принципов грамотного управления кем и чем угодно еще. Добавьте еще две «Си» к упомянутым пяти: consistent (последовательно) и conscious (сознательно). Задействуйте все 5 компонентов именно так, и все пойдет как по маслу.
