Что такое управление проектами?

Обновлено: 14.09.2022



В общем случае, управление проектами - это достижение каких-то четких целей в какие-то четкие сроки.

В отличии от "процессов", для которых характерно выполнение известных действий по известному алгоритму, "проекты" касаются чего-то нового, и, как правило, уникальны. В проекте никто точно не знает, как достичь поставленную цель в заданный срок, в условиях ограниченных ресурсов и непредсказуемых внешних условий. Поэтому управление проектами всегда связано с рисками.

Следует сразу отметить, что в основном успех проекта зависит от управления людьми и коммуникациями между ними. Однако, теоретически управление проектом наиболее наглядно представляется в виде треугольника из трех взаимозависимых факторов - время, ресурсы и качество результата.

Под ресурсами здесь имеются в виду и деньги, и сотрудники, и (допустим) какие-то внешние аутсорсинговые услуги.

Так вот, управление проектами - это политика. Это принятие политических решений в отношении этих 3 факторов. Например, можно пойти на снижение качества результата, и повышение затрат, но уложиться в срок.

Хотя управление проектами слабо поддается автоматизации, все было бы гораздо сложнее без систем управления проектами, которые помогают провести расчет времени проекта, спланировать ресурсы и предоставляют инструменты для общения и совместной работы в команде.

Как управлять онлайн проектами?

Как и в случае с обычными проектами, на практике управление онлайн-проектами - это в большей части работа с людьми, чем с сетевым графиком. При этом, естественно, управление виртуальной рабочей группой (удаленными работниками) сильно отличается от офисного варианта.

Разумеется, когда дело касается живых людей, не может быть идеального универсального алгоритма, как успешно реализовать проект. Однако, можно выделить несколько идей, которые следует принять во внимание.

70% успеха зависит от подбора правильных людей

Большинство людей хотят работать дома, однако многие не готовы к этому. Некоторые просто не могут организовать свое время и рабочее место без менеджера, стоящего за спиной. Даже если такой человек - отличный специалист, он будет работать совсем НЕ продуктивно.

Как правило, люди, работающие (или желающие работать) в интернете имеют интернет-историю. Они общаются на форумах, возможно, ведут свой блог. Не поленитесь, изучите эту информацию, а не только резюме. Насколько данный кандидат умеет общаться в интернете, находить общий язык с другими, выражать свои мысли письменно?

Контролируйте результаты, а не затраченное время

Вы просто физически не сможете контролировать, чем занимаются удаленные работники. И не стоит пытаться придумывать различные фокусы с веб-камерами и системами учета затраченного времени. Вместо этого, лучше договариваться с исполнителем о четких целях, сроках и стоимости, а затем контролировать результаты работы (не важно, как работник их достигнет и в какое время он будет трудиться).

Обучайте сотрудников вместо создания регламентов

Основные проблемы виртуальных команд - это неспособность сотрудников организовать свое время и отсутствие культуры общения через интернет (в частности, через мессенджеры). Однако, не стоит пытаться решить эти проблемы административными методами. Например, если вы установите правило, что отвлекать друг-друга по ICQ можно только по очень важному поводу - вы просто не сможете контролировать его выполнение.

Если у вас новая команда или новый сотрудник - запланируйте время и проведите тренинг (или дискуссию на внутреннем форуме), поясняющий, как работать в виртуальной группе, чтобы быть более продуктивным и не мешать работать другим.

Создавайте команду с общей целью

Это особенно важно в виртуальном коллективе. Когда менеджер постоянно не пинает и не смотрит в глаза, любой сотрудник расслабляется. Поэтому необходима альтернативная движущая сила - например, интерес к команде, к общему делу.

Ваша онлайн система управления проектами  должна включать в себя подобие социальной сети, где у каждого сотрудника есть свой профайл, содержащий не только контакты и функциональные обязанности, но и фотографии, интересы, день рождения - все что может сблизить участников проекта (пусть даже на теме, не связанной с работой). Ничто не делает команду более сплоченной, чем интерес к жизни своих коллег.

Но не следует забывать и об интересе к проекту. Желательно, чтобы в системе всегда была доступна страничка с описанием цели, плана ее достижения и текущего положения вещей. Не помешает и блог проекта, в котором можно постоянно информировать команду о достижениях и результатах. Каждый участник должен видеть результаты работы других людей, и то, что проект движется.

См. также: Топ 10: Системы управления проектами

2021. В Directum RX появилось управление проектами



Для управления проектами в крупных компаниях со сложным производственным циклом используются эффективные, но непростые в освоении программы. В веб-клиенте Directum RX. появилась удобная альтернатива — решение «Управление проектами». Понятный интерфейс и богатая функциональность позволяют ему легко подстраиваться под специфику компаний, которые ведут инвестиционные и маркетинговые проекты, PR-акции. Для планирования проекта нужен наглядный инструмент. Диаграмма Ганта структурирует информацию и помогает составить подробный план работ: отображает последовательность и сроки выполнения этапов проекта в зависимости друг от друга.


2015. Видео: Зачем нужна система управления проектами?


Компания Адванта (которая разрабатывает одноименную систему управления проектами) выпустила полезное видео: Зачем нужна система управления проектами? В видео рассказывается, когда лучше всего начинать думать об автоматизации управления проектами и сравнивается работа компании "на ручном приводе", когда нет единой системы управления проектами, и компании "с автоматической коробкой передам", в которой она имеется.


2011. RedCritter Tracker - геймифицированное управление проектами


В этом месяце будет запущен первый сервис для управления проектами, основанный на принципах геймификации - RedCritter Tracker. В нем сотрудники получают очки и награды (бейджи) за выполненные задачи. Причем интересно, что в начале использования сервиса награды за достижения раздает не руководство компании, а RedCritter. Для компании по-умолчанию создается 50 закрытых (locked) бейджей (достижений), которые могут открывать сотрудники. Т.е. получается, компания играет, как единая команда (включая руководителя) против авторов игры (как знатоки против телезрителей). Потенциально сервис даже может устраивать соревнования между девелоперскими компаниями. Заработанные за выполненные задачи и проекты очки сотрудники могут потратить во встроенном магазине призов (Rewards Store). Призы уже спонсирует руководство компании, а не RedCritter.


2008. Управление проектами с помощью Twitter?



Можно ли использовать Twitter для бизнеса? Конечно можно, если вы блоггер, пиарщик или журналист. Но ведь кроме возможности продвижения товаров и услуг, Twitter, несомненно, имеет перспективы и для совместной работы. Во-первых, ограничение на длину сообщения, которое вынуждает четко выражать свои мысли выглядит очень даже полезным для бизнеса. Во-вторых, возможность быстро отправить и получить сообщение где-угодно и на чем-угодно делает этот сервис подходящим для рабочих групп, которые меньше думают и больше делают. Так подумали и ребята из Joint Contact - популярной онлайн-системы для управления проектами. Теперь этот сервис позволяет отправлять сообщения, касающиеся проекта или оповещать коллег о своем текущем статусе через Twitter. Кроме того, при создании нового топика на форуме в Joint Contact, можно его заголовок также отправить всем через Twitter.


2008. Медиачеис предлагает комплексное решение для проектного управления

Компания «Медиачеис» - независимый разработчик программного обеспечения для проектного управления - стала участником партнерской программы ISV Royalty Licensing Program корпорации Microsoft. Одним из ключевых пунктов соглашения является возможность поставлять собственное программное решение Instant Business Network, интегрировав его с MS SQL Server и MS Project. В рамках договора предлагается комплексная система проектного управления IBN+MS Project, включающая все возможности проектного планирования MS Project и инструменты организации совместной работы Instant Business Network. Связь проектов MS Project и IBN обеспечивается за счет функций импорта-экспорта и полнофункциональной синхронизации, которая позволяет работать и обновлять проекты, созданные в разных системах, без потери данных.


2008. Управление проектами вышло в лидеры

Наступивший год станет весьма непростым для проектных менеджеров. По результатам опроса, проведенного американской редакцией Computerworld, управление проектами, всегда игравшее заметную роль в "хит-парадах" проблем ИТ-руководителей, в 2008 году вышло на первое место. Причинами усугубления проблемы называются самые различные, иногда противоречивые факторы: рост ИТ-бюджета в одних компаниях и его сокращение в других, увеличивающаяся сложность проектов и растущие ожидания со стороны конечных пользователей. По мнению экспертов, компании достигли всех достаточно простых результатов, которые способны дать ИТ, и теперь стоят перед крупными и более сложными проектами. В свою очередь, крупные проекты означают возрастающие риски. Между тем, уровень компетенции персонала остается прежним, а дефицит квалифицированных кадров только растет. Удержание проектных рисков под контролем в таких условиях становится нетривиальной задачей. В случае наличия необходимых финансовых ресурсов, имеет прямой смысл прибегать к помощи вендоров, особенно в области проектного управления.


2007. Проектный менеджмент: повышаем точность управления.



Одним из важнейших профессиональных качеств менеджера является умение укладываться в сроки, а также — умение прогнозировать сроки, давать четкий ответ на вопрос: «к какому моменту вы могли бы это завершить?» Кроме того, ему необходимы навыки распределения бюджета своего времени, для принятия решений типа «стоит ли браться за это дело, не нанесет ли это ущерб своевременности выполнения других дел?». Сейчас мы остановимся на методах, позволяющих учитывать при принятии решений не только приоритетность дел и сроки их исполнения, но и затраты времени на исполнение дел, их место в общем бюджете времени. ***


2000. Проектный подход в современном бизнесе

Под термином “управление проектами” обычно понимается сравнительно небольшой круг предметов технологического характера. Однако такое толкование существенно сужает проблему и не позволяет решать важные практические вопросы. “Проектный бизнес” используется как родовой термин для обозначения деловой деятельности, основанной на проектно-ориентированном подходе. Сюда относятся системная интеграция, кино- и видеосъемка, разработка программного обеспечения, страховая деятельность, организация выставок и т. д. Электронизация бизнеса и коммерции требует нового взгляда на проблему управления проектами. Коротко говоря, речь идет о том, что пора от управления проектами переходить к поддержке проектной деятельности как важнейшей составляющей бизнеса. ***


1996. Системы для управления проектами - игрушки для руководителей или полезные инструменты?

Термины "проект", "управление проектом" уже стали привычными для российских руководителей. В наиболее общем понимании "проект" или "программа" - это комплекс работ, направленный на достижение запланированной, обычно уникальной цели. Руководители различного уровня обсуждают сегодня маркетинговые, инвестиционные, организационные проекты, проекты внедрения новых систем и технологий. Столь значительное повышение интереса к проектному менеджменту связано как с новыми требованиями, предъявляемыми к управлению современным предприятием, так и с увеличением гибкости систем управления вследствие развития информационных технологий. Таким образом, проектные методы в управлении можно назвать одним из элементов перехода организаций к "плоским структурам управления", "самоуправляемым командам", "саморегулирующимся организационным структурам" и другим новым управленческим решениям. ***