Управление коммуникациями проекта

Обновлено: 15.09.2022

Управление коммуникациями - это один из базовых процессов в управлении проектами, согласно методологии PMI. Он традиционно состоит из 3-х стадий: планирование коммуникаций проекта, выполнение запланированного и контроль за тем, что все идет по плану.

Цель планирования коммуникаций – разработать план коммуникаций ,документ, в котором будет отражено то, кто, как, когда и какую информацию будет узнать о вашем проекте.

Перед тем, как начать планировать коммуникации проекта, необходимо убедиться, что у вас есть все необходимые вводные, а именно:

- есть понимание объема проекта;
- готовы базовые планы;
- прошла хотя бы одна итерация разработки плана управления проектом, и вы в этой итерации дошли до разработки плана коммуникаций;
- информация о стейкхолдерах собрана и проанализирована;
- определены роли внутри команды проекта и т.д.

Проще говоря – планировать коммуникации желательно не в самом начале, а тогда, когда у вас уже более-менее картинка проекта сложилась, т.к. коммуницировать “то не пойми что” не есть хорошо и профессионально.

Под выполнением коммуникаций проекта понимается обычная нудная процессная работа со всеми вовлеченными людьми, чтобы обеспечить единое информационное поле проекта ровно в том объеме, в котором это необходимо для их роли.

Контроль коммуникаций проекта может осуществляться следующими способами:

- Инструментальный – в любой более-менее современной системе можно отследить многие действия – как много пользователей заходит на FAQ проекта, открывал ли спонсор хоть раз ваши отчеты, сохраняет ли команда документы в согласованном формате и проч. Если нет – это повод подумать “а почему” и что-то предпринять, а не обижаться, что ваш такой замечательный план эти незамечательные люди не выполняют.

- Личный – просто поговорить, спросить об удобстве формата или (завуалированно) о проекте, чтобы понять, что человек вообще понимает и выносит из ваших коммуникаций.

- Аналитический – в большинстве случаев проблемы на проекте возникают именно от недостатка или низкого качества коммуникации по какому-то из направлений. Поэтому любую проблему стоит проанализировать на предмет того “была ли здесь какая-то поломка в коммуникациях и что сделать, чтобы она не повторилась”, внести соответствующие изменения в план коммуникаций и не забыть их тоже прокоммуницировать тем, кого это касается.

Примеры систем управления проектами с инструментами коммуникаций - приведены ниже.

См. также: Топ 10: Системы управления проектами

2021. Отложенная отправка комментариев в ПланФиксе



Новый функционал отложенной отправки комментариев клиентам появился в ПланФиксе. Все просто: набираете текст комментария, нажимаете на кнопку «Отправить позже» и задаете дату и время отправки комментария. Как только наступит время, клиент получит ваш комментарий. Это удобно, когда ваши клиенты находятся в других часовых поясах или у них другой рабочий график. Такой комментарий, при необходимости, можно отправить и раньше срока.


2020. В Мегаплане появился Центр Коммуникаций


Сервис для совместной работы и управления бизнесом Мегаплан выпустил большое обновление. В нем появился единый центр коммуникаций. Теперь чаты, почта, мессенджеры работают как единое целое, сохраняя историю общения в карточке клиента. Полностью обновленный Календарь показывает дела и задачи сотрудников на день, неделю и месяц. Он сразу позволяет увидеть, какие задачи выполнены и с каким результатом, а какие просрочены и почему. Также, обновился движок автоматизации бизнес-процессов. Стало гораздо легче выстраивать очередность действий по этапам, распределять зоны ответственности и ограничивать сроки. Кроме того, теперь можно выбрать шаблон готового бизнес-процесса для своей отрасли.


2020. Во Flowlu полностью переработаны комментарии и обновлена лента активности



Одним из основных назначений системы для совместной работы является обсуждение задач, проектов и т.п. Поэтому Flowlu выпустили большое обновление, целиком посвященное функциям, напрямую влияющим на качество совместной работы в компании. В системе появились долгожданные @упоминания и совершенно новая функция «Призвать к ответу», которая привлечет внимание и обяжет коллегу ответить вам на комментарий — отныне ни одно важное сообщение не останется проигнорированным. Интерфейс ленты был полностью переработан, все комментарии теперь группируются по датам, а ответы свернуты в удобный блок. Ссылку на любой комментарий можно скопировать и отправить коллеге в чате. Добавлен новый, удобный редактор с поддержкой горячих клавиш, а также функция вставки картинок в текст комментария прямо из буфера обмена.


2019. В Yougile появилась новая система нотификаций.



Теперь в сервисе Yougile ответственный за задачу получает уведомление, что его назначили исполнителем. Также он своевременно узнает обо всех изменениях в описании задачи. О просроченных дедлайнах уведомляется как исполнитель, так и постановщик задачи. А вот лишних нотификаций, которые отвлекали от работы всех остальных участников задачи, теперь нет.


2018. В Worksection появился темный интерфейс и новые эмоджи



Сервис для управления проектами Worksection добавил темный интерфейс. Интересно, что можно настроить его автоматическую активацию только в ночное или нерабочее время. Очевидно, система будет следить, работает ли сотрудник, или пьет кофе, и во втором случае станет черной. Также, в Worksection появились 4 новые эмоджи, без которых совместную работу трудно себе представить: это Огонь, Рукопожатие, Фейспалм и конечно, Сложенные руки.


2018. Wrike + Hangouts Chat для эффективной коммуникации



Wrike  реализовал интеграцию с недавно открытым аналогом Slack - Google Hangouts Chat. С ее помощью сотрудники могут быстро делиться друг с другом важной информацией по задачам. При добавлении в чат постоянной ссылки на задачу Wrike, там будут отображаться ее название, исполнитель и другие важные детали, доступные для редактирования. Бот моментально оповещает сотрудников в чате об @упоминаниях, изменении сроков их задач и других важных обновлениях, сделанных в Wrike, чтобы они могли сразу же отреагировать на новую информацию. Также, можно быстро фиксировать новые идеи в виде задач, сразу же создавая и назначая их из чата, чтобы не забыть позже. Чтобы воспользоваться интеграцией, нужно перейти в Hangouts Chat и добавить бота Wrike в комнату чата.


2016. В ПланФиксе появилась телефония



Платформа для построения систем управления ПланФикс анонсировала появление интеграций с различными виртуальными АТС. За счет нетипичного подхода к универсальности, который лежит в основе идеологии ПланФикса, это позволяет использовать коммуникацию по телефону не только в работе отдела продаж или службы поддержки, но и в процессе работы над проектами, на рабочем месте диспетчера, во взаимоотношениях с подрядчиками, фрилансерами и т.п. На первом этапе желающим доступна интеграция с виртуальными АТС Binotel, onlinePBX, Sipuni и Zadarma. Анонсировано скорое пополнение этого списка за счет сервисов, популярных среди пользователей ПланФикса - уже заявлены Mango, Megafon, OKtel, Telfin и другие.


2016. Flowlu: групповой чат и другие новые возможности



В сервисе Flowlu для комплексного управления бизнесом появились новые функции: групповой чат, виджет прибыли по клиенту и другие инструменты, которые позволят еще эффективнее работать в системе. С помощью группового чата вы сможете быстро обмениваться информацией с нужной группой людей. Создайте каналы чатов для обсуждения совместных проектов или общения внутри отделов, добавьте общий чат. Рабочие вопросы будут решаться быстрее: оповещение сотрудников будет мгновенным! Все проведенные платежи по счетам, расходы по проектам отображаются в карточке клиента. Новый виджет оборота поможет наглядно отслеживать общий доход, расходы и прибыль по контрагенту за текущий год. Благодаря такой информации вы легко сможете выделить ключевых клиентов.


2008. Управление проектами с помощью Twitter?



Можно ли использовать Twitter для бизнеса? Конечно можно, если вы блоггер, пиарщик или журналист. Но ведь кроме возможности продвижения товаров и услуг, Twitter, несомненно, имеет перспективы и для совместной работы. Во-первых, ограничение на длину сообщения, которое вынуждает четко выражать свои мысли выглядит очень даже полезным для бизнеса. Во-вторых, возможность быстро отправить и получить сообщение где-угодно и на чем-угодно делает этот сервис подходящим для рабочих групп, которые меньше думают и больше делают. Так подумали и ребята из Joint Contact - популярной онлайн-системы для управления проектами. Теперь этот сервис позволяет отправлять сообщения, касающиеся проекта или оповещать коллег о своем текущем статусе через Twitter. Кроме того, при создании нового топика на форуме в Joint Contact, можно его заголовок также отправить всем через Twitter.


2007. Управление коммуникациями в онлайн проектах

Спецификой инфокоммуникационного менеджмента является управление совместной деятельностью пространственно разделенными коллективами людей, которые порой даже никогда не увидят друг друга. Они могут находиться на разных континентах и быть связанными между собой только соответствующей ИК-технологией. Такая «особенность» столь сильно изменяет традиционные представления обо всех процедурах менеджмента, что требует проведения специальных исследований. Особую актуальность проблеме ИК-менеджмента в большинстве экономически развитых стран в последние годы создает бурный рост числа виртуальных организаций. Причиной такого явления можно назвать значительное увеличение количества пользователей сети Интернет. К середине 2001 г. большинство федеральных ведомств США представили отчеты о возможности перевода четверти своих служащих на работу в течение нескольких дней в неделю, не выходя из дома. При этом ежегодно планируется увеличивать число таких служащих на 25%. Координация массового внедрения телеработы и преодоления бюрократического сопротивления возложена в США на Департамент по управлению персоналом (Office Of Personnel Management – OPM). ***


2007. Менеджерам пора меняться

Исследование "Менеджмент завтрашнего дня", проведенное британским институтом Henley Management College среди 35 HR-директоров, привело к некоторым очевидным выводам. Компании будут все больше и больше использовать удаленный труд чтобы повысить эффективность бизнеса. Спрос на менеджеров, способных эффективно управлять удаленными работниками будет расти. Слабый менеджмент будет более опасным для бизнеса, чем сейчас и его будет труднее выявить. Управление удаленным коллективом имеет свои существенные отличия от управления командой в офисе. Новый менеджер должен отлично уметь управлять мотивацией сотрудников и создавать командный дух. Организация коммуникаций внутри компании становится критическим фактором для успеха бизнеса


2005. 7 этапов создания идеальных коммуникаций в виртуальной команде

Нет сомнений, что виртуальные команды сегодня предоставляют организациям множество преимуществ: возможность удерживать самые большие таланты в любой точке мира, невероятное многообразие межкультурных и глобальных мнений и огромную экономию денежных средств на корпоративных командировочных расходах, когда вам необходимо доставить кого-либо из другой географической точки. Но процесс формирования первоклассной виртуальной команды не лишен сложностей. Встает вопрос о подборе технических средств, с которыми сможет работать каждый, вопросы, с уровнем ответственности, ощущаемой каждым членом команды, и сложность создания базовых ожиданий в равной степени среди всех членов. Без создания взаимоотношений и взаимодействия, виртуальная команда не сможет делать того, что ей необходимо делать, а именно, функционирования как единого сплоченного целого. ***